PDF in Unternehmen: Alternative zu Adobe dringend notwendig!
PDFs sind aus dem modernen Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Sie bieten eine zuverlässige Möglichkeit, Dokumente plattformübergreifend zu teilen und zu archivieren. Doch mit den steigenden Anforderungen an die Dokumentenbearbeitung und den neuen Technologien wie Künstlicher Intelligenz (KI) ergeben sich sowohl Chancen als auch Herausforderungen.
Kritische neue Funktion von Adobe Acrobat mit KI
Adobe hat kürzlich den Acrobat KI-Assistenten eingeführt, der die Art und Weise, wie Anwender mit PDF-Dateien interagieren, revolutionieren soll. Diese generative KI-Funktion ermöglicht es, lange und komplexe Dokumente schnell zu analysieren und Zusammenfassungen zu erstellen.
Umstrittene Punkte
Datenschutz und Sicherheit: Trotz Adobes Beteuerungen, dass Nutzerdaten sicher sind und nicht für das Training von KI-Modellen verwendet werden, gibt es Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes.
Genauigkeit der Ergebnisse: Die KI kann sogenannte „Halluzinationen“ erzeugen, also falsche oder irreführende Informationen, was die Zuverlässigkeit der generierten Inhalte in Frage stellt.
Kosten: Die Nutzung des KI-Assistenten ist kostenpflichtig und könnte für kleinere Unternehmen eine finanzielle Hürde darstellen.
Automatisches Hochladen in die Cloud: Adobe lädt die bearbeiteten PDFs automatisch in deren Cloud hoch, ohne dass der Anwender dies verhindern kann. Dies wirft zusätzliche Datenschutzbedenken auf und könnte für Unternehmen problematisch sein, die strenge Compliance-Richtlinien einhalten müssen.
Bedarf an PDF-Bearbeitungsfunktionen
Viele Mitarbeiter benötigen nicht nur die Möglichkeit, PDFs zu lesen, sondern auch zu bearbeiten. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen, die in modernen PDF-Tools nicht fehlen dürfen:
Kommentieren und Markieren: Notizen hinzufügen, Text hervorheben und Anmerkungen machen.
Formulare ausfüllen und signieren: Interaktive Formulare ausfüllen und elektronische Unterschriften einfügen.
Seiten verwalten: Seiten neu anordnen, hinzufügen oder löschen.
Inhalte bearbeiten: Text und Bilder direkt im PDF-Dokument ändern.
Konvertieren: PDFs in andere Formate wie Word oder Excel umwandeln und umgekehrt.
Kosten von PDF-Tools
Die umfassenden Funktionen moderner PDF-Tools haben ihren Preis. Professionelle Software wie Adobe Acrobat Pro kann mehrere hundert Euro pro Jahr kosten. Diese hohen Kosten sind oft ein Hindernis für kleine und mittelständische Unternehmen, die auf kostengünstigere Alternativen angewiesen sind.
PDF Exchange als kostengünstige Alternative
Eine solche Alternative ist PDF Exchange. Dieses Tool bietet alle oben genannten Funktionen und ist zudem deutlich kostengünstiger. Besonders attraktiv ist der Staffelpreis, der es ermöglicht, eine ganze Organisation ohne große Kosten auszustatten.
Webinar-Angebot
Um die Funktionen von PDF Exchange näher kennenzulernen, bieten wir ein kurzes Webinar an. In diesem Webinar zeigen wir dir, wie du das Tool effektiv in deinem Unternehmen einsetzen kannst.
Speichern in OneDrive oder SharePoint
Ein weiterer kritischer Punkt ist die Integration von PDF-Tools in bestehende Cloud-Umgebungen. Derzeit gibt es keinen Anbieter, der eine nahtlose Speicherung und Bearbeitung von PDFs direkt in OneDrive oder SharePoint ermöglicht. Dies erschwert die Zusammenarbeit und das Dokumentenmanagement erheblich, da Dateien manuell hoch- und heruntergeladen werden müssen.
Fazit
PDFs bleiben ein unverzichtbares Werkzeug in Unternehmen, doch die Anforderungen an ihre Bearbeitung und Verwaltung steigen stetig. Die Einführung von KI in Adobe Acrobat bietet spannende neue Möglichkeiten, bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich. Unternehmen müssen sorgfältig abwägen, welche Funktionen sie benötigen und wie sie diese kosteneffizient integrieren können. PDF Exchange stellt hierbei eine kostengünstige und leistungsfähige Alternative dar.